Zrobić, zrobione, będzie zrobione, nie będzie zrobione. Wszyscy piszą o produktywności. Napiszę i ja. A co! Mój blog – wolno mi.

Prawda objawiona #1:  W życiu nie chodzi o to, żeby być produktywnym. Warto jednak coś zrobić z czasem jaki nam dano, żeby pomóc sobie i innym. Jeżeli chcesz być produktywnym tylko dla bycia produktywnym – odpuść sobie.

5039801864_82a2504dd8_o

Jeśli już wiemy, że chcemy coś zrobić, to warto zacząć to robić w taki sposób, żeby zakończyć z sukcesem. Głębokie raczej to nie jest, pokrętne – tak, ale w zasadzie o to chodzi.

Ludzie dzielą się (w dużej ogólności) na tych, którzy mają z tym problem i jeszcze sobie z nim nie poradzili, i na tych, którzy mają z tym problem i już sobie z tym poradzili. Ci ostatni czasem się upierają, że żadnego problemu nie było.

Jednak każdy go ma – głównie dlatego, że nasz mózg nastawiony jest na nicnierobienie. A raczej na działanie w minimalnej funkcji zużywanej energii. Jeżeli nie ma innej potrzeby – przetwarza jak najmniej cykli przy jak najmniejszym wysiłku energetycznym. Przyznacie, że leżenie na kanapie i oglądanie serialu dobrze się wpisuje w ten schemat. (Gdyby ktoś chciał poczytać o tym jak nasz mózg działa i minimalizuje zużycie energii polecam Iconoclast. Czytałem dawno temu i dobrze wspominam 🙂 ).

Jeżeli już poradziłeś sobie z problemem robienia (a może nierobienia) rzeczy ->

GRA-TU-LAC-JE.

W zasadzie tutaj możesz skończyć. A może jednak zechcesz doczytać do końca?

Jeżeli jeszcze sobie z tym problemem nie poradziłeś, to przed Tobą pierwsze podstawowe pytanie.

Uwaga!  Czy Ci to przeszkadza i chcesz coś z tym zrobić?

Jeżeli nie – OK, po prostu nie rób. Tylko – nie narzekaj, że inni robią więcej od ciebie. Oni po prostu doszli do wniosku, że jednak muszą coś z tym zrobić. I nikt nie jest temu winien, nie mają łatwiej, nie mają z górki i los im nie sprzyja. Prawda jest taka, że ciężko na to zapieprzają. Kropka.

Rzecz, której się  nauczyłem to “NIC NA SIŁĘ”. Usiądź i wróć do lektury, jak dojdziesz do wniosku, że jednak potrzebujesz coś z tym zrobić.

Urzeknie Cię moja historia

Mi zajęło kilka lat, żeby dojść do tego, że muszę zacząć robić rzeczy bardziej systematycznie. Więc teraz urzeknę cię moją historią.

Kilkanaście lat temu robiłem dużo rzeczy. Pisałem na blogu, udzielałem się na usenet, pisałem artykuły, książki, pracowałem, bawiłem się …, a jak to wszystko ogarniałem – w zasadzie nie wiem. Albo inaczej – ogarniałem to dzięki jednej rzeczy – dużej ilość wolnego czasu i małej ilości obowiązków. Powiedzmy sobie szczerze: ile obowiązków może mieć żyjący samodzielnie, 20-30 latek?

Były tego też wyniki – rozpoznawalność, MVP, prelekcje w kraju i za granicą, coraz lepsze oferty pracy.

Nic nie trwa wiecznie

Sytuacja ma to do siebie, że się zmienia. Z czasem praca stała się poważniejsza, projekty większe, obowiązków w życiu i w pracy przybyło. Doba okazała się nie być z gumy, a brak ogarnięcia bieżących zadań i planowania ich miał wpływ na jakość pracy, ilość stresu, w konsekwencji na rozwój kariery.

Tu przydatne okazują się tak zwane wzorce i mentorzy, nawet nie bezpośredni, ale pracujący w Twoim pobliżu i pokazujący, jak to może wyglądać. Jedną z takich osób dla mnie był Krzysiek Skubis (jeżeli tego wcześniej nie powiedziałem wprost to Krzysiek – teraz dziękuję i doceniam), który robił dwie rzeczy:

  1. Pokazywał jak może wyglądać praca z planowaniem, systematycznym podejściem, a w konsekwencji – po prostu dostarczaniem rzeczy.
  2. Czasami przy okazji współpracy przy projekcie, gdy wystąpiły problemy – pokazywał jak można podejść do ich rozwiązania i w jaki sposób to, jak sam tym zarządzam, może wpłynąć na postrzeganie moje w otoczeniu i takie przyziemne rzeczy jak awanse, zmiany itp.

Potem zaczęła się wolna amerykanka czyli rozpoczęcie pracy jako freelancer i początek budowania własnej firmy.  Wtedy już nie było wyjścia. Trzeba było ogarnąć swoje działania.

Tutaj jedna rada dla freelancer-waannabee – zanim się zdecydujecie na taki krok, upewnijcie się, że ogarniacie dwie rzeczy (co najmniej, to zresztą temat na osobny wpis):

  • zarządzanie zadaniami i planowanie czasu,
  • planowanie przepływu gotówki i zarządzanie budżetem.

Distrakszons i prokrastynejszon

Zanim przejdziemy do tego, jak ja to robię i porad z doświadczenia własnego, prawda objawiona #2 – ważniejsze od poukładania zadań jest pozbycie się “przeszkadzajek” i skupienie na zadaniu. Więc nawet jeśli wyznaczycie sobie już te wszystkie zadania, cele i rzeczy do wykonania, to jeżeli nie wyłączycie tych wszystkich powiadomień, poczty, komunikatora, 10 zakładek z wiadomościami w przeglądarce – nic z tego nie będzie.

distraZdjęcie: rishibando via Visualhunt CC BY-NC

Przeszkadzajki “distrakszons” to productivity killer – posługując się nowomową.

Hint #1: Zastanów się, czy faktycznie powiadomienia na komputerze i telefonie są Ci potrzebne. Ja jako regułę traktuję wyłączenie wszystkich powiadomień z aplikacji mobilnych na telefonie i w komputerze. Potem decyduję się, które są mi naprawdę konieczne (np. Skype, który traktujemy jako główny komunikator w firmie).

“Przeszkadzajki” są doskonałym pretekstem do odłożenia tego, co masz wykonać na później. A to musisz odpowiedzieć na e-mail (naprawdę?), zrobić sobie kolejną kawę, przetrzeć z kurzu szafkę,  wyrzucić śmieci, sprawdzić aktualny kurs Bitcoin… Tak naprawdę, zajmujesz się tym tylko po to, żeby nie zrobić tego, co tak naprawdę powinieneś. I to jest to, co z germańska nazywa się “prokrastynejszon”.

Narzędzia – kolejny productivity killer

Dobra droga do wyeliminowania niechcianych czynności prowadzi poprzez zmierzenie, ile czasu zabierają poszczególne aktywności. Tak proste.

I tutaj kryje się kolejna związana z tym pułapka. JAK WYBRAĆ METODĘ POMIARU?  Nie skupiaj się na wyborze idealnego narzędzia. Wybierz jakikolwiek sposób, który da Ci pogląd. Nie potrzebujesz pomiaru co do milisekundy.

Testowanie kolejnych narzędzi i narzekanie na metodę pomiaru to tylko kolejny sposób na prokrastynację.

Wybierz jedno narzędzie i trzymaj się go. Optymalizacją możesz zająć się później.

To samo dotyczy narzędzi do zarządzania zadaniami, list “to do”, priorytetów, GTD itp. Wiele razy widziałem, jak ktoś testował kolejne narzędzia, przenosząc zadania pomiędzy nimi i tak naprawdę skupiając się na tych narzędziach, a nie na tym co ma zrobić.

Narzędzie to tylko pomocnik. Wybierzcie jakieś i trzymajcie się przez jakiś czas. Jeżeli potem znajdziecie coś lepszego – przenieście się. Pamiętajcie jedynie, że zmiana narzędzia co tydzień nie pomoże wam w zrobieniu tego, co tak naprawdę macie do zrobienia.

Hint #2: Im prostsze narzędzie tym lepiej. Uwierz mi, nie potrzebujesz tych 100 dodatkowych udogodnień, kolorów, priorytetów i dzwonków. Zacznij nawet od kartki papieru. Ważne, żeby zacząć.

Zapisane, zapamiętanetodo

Zdjęcie: Courtney Dirks via Visualhunt CC BY

Wszyscy, którzy interesują się tematem, prędzej czy później spotkają się z terminem “Getting Things Done”. Książkę warto przeczytać, GTD można zastosować. Ja nie stosuję jej ortodoksyjnie, ale wyciągnąłem z niej jedną podstawową naukę.

Rzecz nie zapisana, nie będzie zrobiona. Możesz polegać na swojej głowie, ale jest tylko skończona ilość rzeczy, o których możesz efektywnie pamiętać. A jeszcze mniejsza, które potrafisz efektywnie ułożyć jako priorytety.

Jeżeli chcesz coś zrobić – zacznij to zapisywać. Nie musisz stosować wymyślnego systemu, nie musisz mieć do tego dedykowanego narzędzia. Notatnik papierowy lub elektroniczny wystarczy.

Rzeczy, o których starasz się pamiętać zużywają cykle Twojego “CPU”, przeszkadzając ci w robieniu rzeczy, które tak naprawdę są ważne. Więc po co je tam trzymać?

Hint #3: Zapisane -> zapamiętane, Zapamiętane -> zrobione.

Zrobić a nie robić

Wybrałeś już narzędzie, zebrałeś myśli i wypisałeś zadania. Zebrała się tego cała góra i zaczynasz je robić. Robisz pierwsze, drugie, trzecie z listy. Na koniec dnia masz rozpoczętych 5 zadań, ale żadnego nie ukończyłeś.

Moja rada wynikająca z doświadczenia – lepiej w ciągu dnia zrobić 3 rzeczy niż robić 10. Wybierz 3 rzeczy, które na pewno zrobisz. Jeżeli je zrobisz, zawsze możesz sięgnąć po kolejne na liście. Jeżeli zaczniesz robić 10 i ukończysz tylko 2, będziesz się czuł źle – nie wykonałeś planu, nie zrealizowałeś celu … ludzie lubią czuć się dobrze :). Ty też.

To teraz mięso – czyli jak ja to teraz robię.

Częste pytanie to “czego używasz?” – ludzie chcą wiedzieć, jak robią to inni. Oto szybki opis, jaki sposób pracy i narzędzia ja sobie wypracowałem. I tak:

ToDoist

Zarządzanie zadaniami – ToDoIst. Próbowałem kilku rzeczy, używałem zadań w Gmail, listy zadań w OneNote, potem przez długi czas listy zadań w Outlook. Przetestowałem gdzieś po drodze Wunderlist. Teraz od dłuższego czasu zatrzymałem się na ToDoist i u mnie to działa. Dlaczego?

  • Prosty w użyciu i dostępny pomiędzy platformami. Używam go głównie jako plugin dla Outlooka i na iPhone.
  • Łatwy sposób organizacji zadań, inbox, foldery, kategorie – ale to ma każde narzędzie. Tutaj jest prosto i przejrzyście.
  • W wersji “pro”, możliwość wspólnej pracy nad zadaniami.
  • Prosty sposób ustawiania czasu wykonania zadań przez naturalne wyrażenia (tworząc zadanie, piszę po prostu “next Monday”)
  • To były powody pro … ale tak naprawdę – ludzie lubią być nagradzani. W Todoist istnieje prosty system Karmy, który przypisuje punkty za planowanie i wykonywanie zadań. Za ich opóźnienie daje delikatne kary. Dzięki temu widzisz, jak punktów przybywa – masz bezpośredni system prostej nagrody za ich wykonywanie. Wiem: proste, niskie, ale działa :).

todoist

Jedna rzecz odnośnie listy zadań – każdego dnia staram się wyczyścić listę Today. Wyczyścić nie oznacza, że wszystko jest zrobione. Może to oznaczać, że przeniosłem zadanie na następny dzień. Ważne, że zrobiłem to świadomie. Oprócz tego, ma to kolejny efekt psychologiczny – nie mam na liście zalegających zadań. Jeżeli zadanie wisi na liście z opisem “100 days overdue” – to do niczego to nie prowadzi.

Korzystam również z kalendarza w Outlook, ale to jest związane z tym, jak pracujemy w Predica. O tym może gdzieś tutaj też napiszę.

OneNote

OneNote służy mi do zbierania informacji, trzymania notatek potrzebnych do realizacji zadania (na przykład dla tego wpisu powstał wcześniej plan i lista tematów w OneNote, szkic piszę też w OneNote). W OneNote tworzę też konkretne listy kroków związanych ze zrealizowaniem danego zadania (lista rzeczy do kupienia, lista elementów do wykonania itp.).

OneNote nie jest moim “Inbox” służącym do zarządzania zadaniami, ale raczej podręcznym notatnikiem.
Z OneNote korzystam głównie dlatego, że:

  • Jest bezpłatny i dostępny na wszystkich platformach.
  • Idealnie synchronizuje się pomiędzy urządzeniami.
  • Umożliwia zbieranie danych z różnych miejsc i w różnych formatach.
  • Wyszukiwanie we wszystkich notatkach.
  • Wersjonowanie zmian i współpraca na notatkach.

Więcej na temat OneNote napisał kiedyś Maciek Aniserowicz, możecie poczytać (ale pamiętajcie o tym, co pisałem o narzędziach).

RescueTime

RescueTime Pozwala mi w nieinwazyjny sposób mierzyć czas spędzany na rzeczach “produktywnych” i tych mniej produktywnych. W zasadzie nie pamiętam o tym, że działa w tle. Po prostu jest tam. Na koniec dnia przeważnie sprawdzam, jak to wyglądało danego dnia. Dzięki temu, że RescueTIme liczy “productivity score” zaspokojona jest również moja potrzeba “nagrody” lub delikatnego bacika. Nie jest ważne jak liczony jest ten “score”. Ważne, że daje informacje o zachowaniach i porównanie pomiędzy poszczególnymi dniami.

oneday

Jeżeli przyszło Wam do głowy pytanie “dlaczego nie ograniczam czasu spędzonego na przeszkadzajkach jakimś narzędziem”, to już odpowiadam (jeżeli nie przyszło – trudno, i tak napiszę). RescueTime pokazuje, ile czasu spędziłem gdzie, ale go nie ogranicza. Wychodzę z założenia, że jeżeli sam nie potrafię tego kontrolować, to żadne narzędzie mi w tym nie pomoże. I tak wtedy znajdę sposób, żeby je obejść. Z tego samego powodu nie stosuję diet :).

Dodatki

Jeszcze trzy narzędzia, z których korzystam, które nie są może bezpośrednio związane z wykonywaniem zadań, ale z rzeczami, które ogólnie są ważne:

  • Sleep Cycle – aplikacja na iOS, której używam jako budzika, ale też po to, aby kontrolować, ile czasu śpię i jak to się rozkłada w czasie. Sen jest ważny. O tym jeszcze na końcu słów kilka.
  • f.lux – aplikacja, która na Windows zarządza barwą światła na ekranie i automatycznie dostosowuje ją do pory dnia. Nie wiedziałem, na ile to ważne do czasu, aż nie zacząłem z niej korzystać. Spędzamy dużo czasu przy ekranach, a w szczególności wieczorem ma to wpływ na jakość naszego samopoczucia. Od czasu, kiedy używam f.lux przeszły problemy ze zmęczonymi oczami, zasypianiem. Korzystam też z podobnych funkcji wbudowanych w iOS.flux
  • Way of life – prosta aplikacja na iOS, która pozwala śledzić czy robimy to, co uważamy za ważne (albo nie robimy). Nie jest oparta o żadną automatykę, pomiary – oparta jest o założenie, że nie oszukujemy samych siebie.


Na koniec jeszcze PRO TIP OF THE DAY

To wszystko, co napisałem wcześniej jest ważne i pomaga. Ale jeżeli miałbym powiedzieć o dwóch najważniejszych rzeczach, które wpływają na to, jak idzie mi wykonywanie poszczególnych zadań, to będą to:

SEN. Jeżeli uważasz, że zarwane noce sprawiają, że jesteś bardziej produktywny – poczekaj. Kiedyś będziesz miał 40 lat :). I kiedyś będziesz musiał to odrobić. Noce można zarywać, ale nie jest to obojętne dla nas i nic tak nie obniża produktywności, jak brak snu. Jeżeli masz deadline na głowie i wpadłeś na pomysł zarwania nocy – IDŹ SPAĆ. Wstań wcześniej. Zrobisz to lepiej i szybciej.

sleep

Zdjęcie: kozemchuk via Visualhunt CC BY

Kiedyś o tym nie myślałem, pracowałem po nocach i było mi z tym dobrze. Potem miałem w życiu okres, gdy ilość snu przez dłuższy czas była dramatycznie zaburzona (hehe, zgadnijcie). Wtedy zobaczyłem, jak wpływa to na wszystko, co robimy. Teraz staram się nie schodzić poniżej 6h dziennie.

RUSZ SIĘ. Nie, nie namawiam cię do tego, abyś od razu zrobił iron mana. Nie musisz zostać running junkie, blogować o tym, biegać 30 km dziennie. Od kliku lat w miarę regularnie się ruszam – czasami mniej, czasami więcej. Przebiegłem jeden maraton, ale to nie jest akurat wyznacznik. Ważne jest to, że od tego czasu i w tym okresie, gdy jestem aktywny fizycznie, widzę znaczną różnicę w tym, jak pracuję, jak myślę, jak łatwo przychodzi mi tworzenie nowych rzeczy. Więc zostaw na pół godziny dziennie ekran i zrób coś na zewnątrz.

Lista priorytetów, o których mowa w tym tekście, jest taka:

  1. SEN
  2. Rusz się
  3. Zacznij zarządzać zadaniami i Get Shit Done.

I na koniec kilka linków

Jeżeli chcesz na ten temat dowiedzieć się czegoś od ludzi, którzy są w tym znacznie lepsi niż ja – oto kilka źródeł:

  1. Getting More done by procent
  2. Blog Marcina Kwiecińskiego, który zajmuje się tym zawodowo i dzieli się tym, co sam przetrenował na sobie.
  3. Mirek Burnejko, mój codzienny vlogger, między innymi o tym jak zarządza swoimi zadaniami.
  4. Mchał Szafrański, tutaj nie tylko o tym, jak zarządza zadaniami.
  5. Krzysiek Skubis, osoba którą bardzo cenię osobiście, który pisze o tym jak radzić sobie z zadaniami, projektami, stresem i innymi elementami naszej pracy i życia. Polecam!

Dodałbym jeszcze naszego CEO w Predica, czyli Grześka, ale jeszcze nie bloguje :). Kiedyś za to napisze o tym wszystkim książkę i wszyscy będziecie ją kupować :)!

I to tyle na dziś … jeżeli Wam się spodobało, zapisujcie się do feed RSS, śledźcie, czytajcie. Jeżeli uważacie, że warto – udostępnijcie wpis dalej: FB, Twitter, własny blog, … gdzie lubicie . Będzie miło :).

Zdjęcie główne: mønsterdestrøyer via Visual Hunt CC BY-NC-ND

About Author

8 Comments

    • Tomasz Onyszko on

      Bardzo proste – IMO każdy z nas ma w ciągu dnia taki moment, gdzie jego siła i zdolności pracy czy nawet zabawy dołują. Ja wtedy potrzebuję 10-15 minut drzemki i mogę dalej robić to co potrzebuję. Jeżeli tego nie zrobię to i tak nie będę efektywny, więc nie ma co się bronić przed drzemkami.

      Jeżeli organizm mówi Ci, że musisz się przespać – to zrób to.

      Tak samo jeżeli mam jakieś rzeczy do wykonania i wiem, że na przykład muszę je zrobić w nocy to wolę się przespać 20-30 minut i potem mam kilka godzin świeżego umysłu.

      Ludzie eksperymentują z różnymi schematami drzemek takimi, które mają wpłynąć na cały cykl spania, ale to nie dla mnie (tak jak i dieta 🙂 ) .

  1. A w Todoist korzystasz faktycznie z wersji Pro? Korzystam od dłuższego czasu z podstawowej i bezpłatnej wersji i działa u mnie naprawdę OK, ale kilka razy miałem ochotę wypróbować ficzery Premium (komentarze do tasków, reminders czy labels).

    • Tomasz Onyszko on

      Hej

      Używałem przez kilka miesięcy płatnego Todoist – miałem kod z promocji, w tej chwili jestem na bezpłatnym i w zasadzie to bardziej z tego powodu, że muszę się podnieść (zapisać -> zrobić) ale jest low prio bo w większości nie mam potrzeby korzystania z rzeczy w płatnej wersji. Głównie z płatnych korzystałem z notatek i delegowania zadań w ramach zespołu.

      Więc zapiszę i uaktualnię sobie w weekend

  2. Wiem, że narzędzie to tylko miejsce do zapisania, jednak ciekawi mnie, czy miałeś okazję zobaczyć i spróbować Trello? Od dłuższego czasu używam Wunderlist, ale brakuje mi kilku rzeczy, głównie jakiegoś pośredniego stanu wykonania zadania.

    Jak organizujesz zadania, które są w trakcie robienia, czekają na odpowiedź kogoś, albo po prostu ich “procesowanie” wiemy że trwa określoną ilość czasu?

    Z jednej strony nie są zakończone, więc będą wisiały na liście, z drugiej strony, nie są w punkcie 0 i mogły by z listy zniknąć? Jestem tego ciekaw.

    • Tomasz Onyszko on

      Przyglądałem się Trello ale nie zdecydowałem się na teraz na testy – może w wolnej chwili.

      Jeżeli chodzi o zadania, które czekają na inne osoby itp. to jeżeli wchodzą w taki stan to przesuwam je po prostu na ten dzień kiedy się spodziewam, że to inne zadanie się skończy albo przynajmniej, kiedy powinienem sprawdzić czy to się już wydarzyło. Dzięki temu mam też gotową listę przypomnień co mam do zweryfikowania. Często zresztą wrzucam do listy zadań coś typu ‘Follow-up OSOBA: Zadanie’.

      Jeżeli zadanie trwa dłuższy czas to albo rozbite jest na mniejsze zadania albo po prostu ustawiam datę jego zakończenia albo kiedy mam je wykonać na dalszą. Korzystam często z widoku “następne 7 dni” i raz w tygodniu robię przegląd tego, co mam do zrobienia w przyszłości. I tak się to jakoś kręci 🙂

  3. Testowałem chyba większość appek do zarządzania listami todo i o ile na iPhonie najlepiej sprawdzała mi się SwipesApp, o tyle międzyplatformowo niepodzielnie rządzi u mnie Wunderlist. Przede wszystkim z racji swojej prostoty i szerokich integracji.

Leave A Reply

Share This

Share This

Share this post with your friends!